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Gmail s'enrichit très souvent de nouvelles fonctionnalités qui en font une messagerie à la pointe de l'innovation et indispensable pour les utilisateurs qui la fréquentent. Preuve en est l'ajout récent de la fonctionnalité permettant de passer des appels téléphoniques depuis la page Gmail. Pourtant, les adeptes de l'ordre et du rangement peuvent rapidement devenir fous lorsqu'il s'agit de trier ses contacts, une partie encore un peu laissée en friches par Gmail.

 

OnSoftware vous propose une plongée dans la page Contacts de Gmail, pour apprendre à mieux s'en servir et savoir trier ses contacts plus efficacement.

 

Enregistrer les adresses de vos contacts récurrents

 

Gmail a la fâcheuse tendance à garder en mémoire tous les contacts auxquels vous écrivez une fois. Certes, cette fonctionnalité par défaut se révèle parfois très utile, notamment avec l'écriture intuitive du champ d'adresse, mais elle peut se révéler inadaptée quand le pseudo est trop éloigné du nom de la personne (ex: Michel Durand a pour adresse email le-super-champion@gmail.com).

 

L'écriture intuitive du champ adresse permet de repérer les adresses enregistrées et celles qui ne le sont pas. Commencez à taper le nom de la personne à qui vous souhaitez envoyer un nouveau message et observez les suggestions. Elles s'affichent sous deux formes:

"Michel Durand" est enregistré dans les contacts.

le-super-champion@gmail.com n'est pas enregistré dans les contacts.

 

Pour enregistrer définitivement un contact, rendez-vous dans la colonne de gauche et cliquez sur "Contacts". La page suivante affichera un bouton "Nouveau contact" permettant de créer une nouvelle fiche avec photo, email, téléphone, anniversaire, etc.

 

Fiche Nouveau contact sur Gmail

 

Effacer les adresses de contacts occasionnels

 

Il suffit de recevoir ou d'écrire un seul email à une adresse non répertoriée dans votre liste de contacts pour que celle-ci s'ajoute automatiquement à votre historique. Pire, si vous faites partie d'une liste d'envoi dans laquelle vous ne connaissez aucun des 20 autres destinataires, ceux-ci seront tous ajoutés dans votre répertoire. Comme expliqué précédemment, cela peut rapidement devenir encombrant, donc autant faire le ménage.

 

Toutes ces adresses seules sont répertoriées dans la partie Contacts, accessible dans la colonne de gauche de la messagerie. Rendez-vous ensuite dans la partie "Autres contacts" et cochez celles dont vous êtes sûrs de de ne plus avoir besoin dans le futur. Si vous ne réalisez pas cette opération fréquemment, elle risque d'être terriblement fastidieuse.

 

Effacer les contacts non répertoriés

 

Autre possibilité: empêcher l'enregistrement automatique des adresses email dans la liste des contacts. Il faut pour cela aller dans les paramètres de messagerie (accessibles grâce à un raccourci en haut à droite de la page Gmail).

 

Dans l'onglet "Général", descendez dans la page et retrouvez la partie intitulée "Ajouter des contacts pour la saisie semi-automatique". Il suffit simplement de cocher l'option adéquat pour désactiver l'enregistrement automatique des contacts: "J'ajouterai moi-même les contacts". Le tour est joué.

 

 

Créer des groupes d'envoi sur Gmail

 

Comme nous, vous envoyez probablement des emails groupés à des personnes liées entre elles par une expérience commune. Par exemple: les amis d'une même classe de lycée, les copains du foot ou les membres de la famille pour le repas dominical.

 

Plutôt que de devoir retaper toutes les adresses à chaque fois une par une ou aller rechercher un vieux mail groupé d'il y a 6 mois dans votre historique, il est bien plus pratique de créer des groupes directement dans sa liste de contacts. Le gain de temps est évident.

 

Dans la partie "Contacts", vous voyez apparaître la liste des groupes déjà créés dans la colonne de gauche. Par défaut, les plus classiques sont disponibles, comme Famille, Amis, Collègues ou VIP. Libre à vous de créer de nouveaux groupes et ce le plus simplement du monde avec l'option "Nouveau groupe".

 

Créer un nouveau groupe Gmail

 

Une fois les groupes créés, vous n'avez plus qu'à aller dans la catégorie "Autres contacts" pour attribuer une place à chacun dans le groupe adéquat. Pour cela, pas la peine de rentrer dans chaque fiche individuelle. Il suffit simplement de cocher les contacts à destination du même groupe, cliquer sur l'onglet "Groupes" en haut de la liste et leur attribuer une liste commune. Vous pouvez même choisir plus d'un groupe pour un contact. Pratique!

 

Trier les contacts par groupes

 

Il existe une autre façon d'attribuer un groupe à plusieurs contacts. Lorsque vous écrivez un nouveau message, cliquez sur le petit "À:", pour faire apparaître la liste de vos contacts dans une petite fenêtre à part. Sélectionner les contacts concernés par le message fait apparaître un bouton permettant de réunir tous ces contacts dans un même groupe. En revanche, il n'est pas possible de les envoyer vers un groupe pré-existant.

 

Créer une fiche par utilisateur (et ses multiples adresses email), effacer les doublons

 

De nombreux utilisateurs possèdent plusieurs adresses email (personnelle, professionnelle, poubelle) et, sans vous en rendre compte, il se peut que vous ayez répertorié les trois dans votre liste de contacts Gmail. La messagerie considère alors qu'il s'agit de trois contacts différents. Les adeptes du ménage et de l'ordre aimeront sans doute tout réunir sous un même nom. Une option permet de fusionner les informations de plusieurs fiches dans la partie Contacts de Gmail.

 

Cochez les contacts qui ont trait à la même personne, cliquez sur l'onglet "Plus" au-dessus de la liste et "Fusionner les contacts". Le tour est joué en un instant.

 

Dans ce même onglet "Plus", vous pouvez trouver une option intéressante pour vous éviter des minutes de tri inutiles (quand la machine peut le faire à notre place...): "Rechercher et fusionner les doublons". Gmail liste alors tous les noms de contacts répertoriés en plusieurs exemplaires et propose de fusionner les fiches qui pourraient le mériter. Jetez tout de même un oeil au préalable pour ne pas commettre d'impairs.

 

Fusionner les contacts en double sur Gmail

 

Ces petits trucs et astuces sont toujours bien utiles lorsqu'on souhaite s'atteler au rangement de ses contacts. Mais peut-être en connaissez-vous d'autres, tout aussi efficaces. N'hésitez pas à nous en faire part dans les commentaires de ce billet.

Commentés

  • HEUTCHER |
    19/10/12
    HEUTCHER

    ON NE PEUT PAS SELECTIONER 1 SEUL CONTACT POUR VISUALISER TOUS SES MESSAGE . C'EST UN VRAI PROBLEME. COMMENT FAIRE? MERCI

  • janson |
    10/04/13
    janson

    sdeefg

  • Berrigober |
    28/04/13
    Berrigober

    Comment peut-on mettre sa liste de contacts sur une clé USB ?

  • Matafou |
    22/05/13
    Matafou

    pour voir tous les message de qqun il suffit de taper from:dupont dans la barre de recherche de gmail (remplacer "dupont" par le nom de la personne).

    De manière général la recherche gmail est très puissante: from:dupont to:durand toto

    permet de chercher les mail de dupont, adressés à durand (entre autre) et contenant le mot "toto".

  • anne |
    26/06/13
    anne

    comment faire pour enregistrer un nombre bien défini par groupe? par exemple 50 contacts "groupe1", 50 contacts "groupe2"... Je suis obligée à chaque fois que les cocher 1 à 1 ... très fastidieux...

  • christiane simon |
    15/07/13
    christiane simon

    les groupes étant crées comment faire apparaître la liste des contacts d'un groupe pour le vérifier ?

  • adrianna |
    03/08/13
    adrianna

    je veux m'inscrire maintenant à gmail dit adrianna

  • Pariou |
    21/08/13
    Pariou

    Bonjour; J'ai plusieurs groupe de contacts, comment faire pour sélectionner un nom qui le sera aussi dans chaque groupe où il est aussi répertorié ? Merci

  • pariou |
    22/08/13
    pariou

    RE : Je précise qu'auparavant si je cochais un nom dans un groupe il était coché automatiquement dans tous les groupes où il figurait. Bilan : ne pas être obligé de se souvenir Mais depuis le nouveau , les carrés choisis précédent les noms ne se reproduisent pas dans tous les groupes. Qui sait comment y remédier ? Merci

  • pariou |
    23/08/13
    pariou

    Bon, je constate que ce site n'est pas très visité, où que les Geeks ou se croient l'être n'écrivent pas au moins J'sais pas ........... et.....y-a-t-il un webmaster au moins A ne pas recommander

23/10/14
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